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A gestão de tempo consiste em uma estratégia para que possamos administrar melhor as nossas tarefas do dia a dia. Ou seja, com todas as distrações dos tempos modernos, precisamos aprender a realizar as nossas atividades de forma mais efetiva.
Hoje, com e-mails, mensagens, ligações e tantas ferramentas, fica muito difícil focar naquilo que realmente importa. São tantas interrupções, que você acaba se perdendo.
Sendo assim, os modelos de gestão de tempo podem te ajudar a trazer mais praticidade em sua rotina. Existem muitas estratégias para gerir melhor o seu tempo e focar naquilo que realmente importa.
Essas estratégias vão te auxiliar a definir limites no trabalho, permitindo que você atue com muito mais objetividade. Confira algumas delas, abaixo:
Dividido em 3 partes (cartão, colunas e quadro), cada uma tem a sua função. Cartão: serve para detalhar a tarefa a ser realizada. Colunas: representam o “status” do cartão, divididas em “para fazer”, “em execução” e “feito”. Finalmente, o quadro é o local onde todas essas informações serão colocadas.
Consiste em gerir o tempo a partir de metas. Assim, esse método te ajuda a dividir grandes tarefas em atividades menores, sendo que cada pequena tarefa deverá ter um tempo determinado, não podendo ultrapassar 3 horas.
Esse método se assemelha ao anterior, no entanto, você dividirá a sua semana, por exemplo, em “blocos de tempo”. Para criar um bloco de tempo, verifique as suas prioridades diárias ou semanais.
Consiste em trabalhar por períodos curtos, intercalados por descansos entre as sessões de trabalho. Essa técnica é excelente, pois faz com que as pausas te gerem energia e motivação.
Com a tradução literal de “engolir o sapo”, essa técnica sugere resolver os problemas mais difíceis primeiro, garantindo que você irá lidar diariamente com o que é mais complicado. Isto é, esse método dá um maior espaço às tarefas mais complicadas.
Essa estratégia é contrária a anterior, pois consiste em tirar as tarefas mais simples do caminho, a fim de priorizar as mais importantes. Esse princípio também é conhecido como regra 80/20, que significa despender 20% do tempo em 80% de trabalho.
É o método “getting things done” ou fazer acontecer, inventado por David Allen, no começo dos anos 2000. Segundo o autor do método, ele consiste em anotar tudo o que deve ser feito. Logo após, classifique e dê prioridade para o trabalho.
Além dos métodos anteriores, existem outas formas de gerir melhor o seu tempo:
Planeje o dia seguinte, ao final de cada dia – reservar um tempo ao final do dia para planejar o dia seguinte pode aumentar a sua motivação, porque você já saberá o que fazer, assim que o dia começar.
Saiba dizer “não”, ou delegue tarefas – ter clareza sobre as próprias prioridades e dizer “não” nem sempre é fácil. Isto é, às vezes, será preciso delegar uma tarefa, para priorizar outra.
Ferramentas – ao invés de anotar as tarefas à mão, você pode utilizar ferramentas de gestão de projetos, para ganhar tempo e se organizar melhor.
Notificações – desligue-as do seu celular, porque, se você quer se concentrar em um trabalho, então, precisará desativá-las, temporariamente.
Organize seu espaço de trabalho – uma desordem visual pode desencadear uma desordem mental, além de fazer você perder tempo com toda a arrumação.
Agrupe tarefas afins – se você altera muito o seu tempo entre projetos distintos, isso faz com que seu cérebro tenha que trabalhar mais. Isso causará maior esgotamento, ao final do dia.
Evite tarefas simultâneas – fazer várias tarefas ao mesmo tempo força o seu cérebro a se alterar rapidamente entre elas. Consequentemente, isso exigirá mais esforço, resultando em um maior esgotamento.
Descanse – com esgotamento psicológico e cansaço físico, você não será capaz de concluir nada. Por isso, parar um pouco para descansar é uma excelente forma de gestão de tempo, permitindo que seu organismo recupere as energias.
Cuide do seu corpo e mente – a gestão de nosso bem-estar é crucial para a manutenção da produtividade. Assim, manter uma rotina de exercícios físicos, em especial, quando se está trabalhando em home office, melhora a circulação sanguínea e o humor.
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